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Text File  |  1990-03-06  |  12.2 KB  |  279 lines
  1. INTRODUCTION
  2.  
  3. Welcome to the shareware version of CONTACT PLUS(R). This is a shareware
  4. version of a client tracking system suitable for attorneys, salespersons,
  5. real estate agents, insurance agents, etc. It will run on IBM compatible
  6. systems and works best with a hard disk.
  7.  
  8. Contact Plus logs the last 30 phone calls and the last 15 letters to each
  9. client in your database. It features an autodialer and a way to keep track
  10. of incoming calls. Contact Plus also interfaces with WordPerfect(TM) and
  11. WordStar using the F6 (WP) key. This is not an ASCII interface -- it will
  12. actually generate instant follow up letters to your clients by simply
  13. pressing a key.
  14.  
  15. Version 2.11 adds more color to the screens (for color monitors only).
  16. More verbose error messages are printed.  Each field can now be edited 
  17. using the insert, delete and arrow keys.
  18.  
  19. HOW CAN YOU USE CONTACT PLUS?
  20.  
  21. Let's introduce Harry, a salesperson for a restaurant equipment
  22. manufacturer. Harry needs to keep track of basic information such as the
  23. name, address and phone number of his clients. However, Harry wants a
  24. history of previous contact with his clients. He also needs to track
  25. information such as the best time to contact, the receptionist's name, and
  26. the next action step (send literature, call back, etc). Contact Plus stores
  27. the previous 30 phone calls including the date, time, duration and any
  28. notes for each of his clients. It also has user-defined fields available so
  29. Harry can customize the database for his particular needs. Since Harry
  30. can't touch type, popup lookup menus are available which can save him much
  31. time when entering new data.
  32.  
  33. As customers call him, he uses the notes windows to keep detailed records
  34. of all conversations. Using the incoming call button (F9) he also has a
  35. record of the phone call. If Harry wishes to recall a conversation about
  36. "blendomatics" but can't remember who he was speaking to, he can search all
  37. notes/phone calls/memos/ticklers for the word "blendomatics".
  38.  
  39. Harry likes to send follow up letters to his clients immediately after
  40. speaking with them on the phone. Contact Plus makes this simple as it gives
  41. him the ability to enter up to 100 different template files. Each template
  42. file will have the client's name/address/city entered. Since Harry has been
  43. using WordPerfect for a while and has a laser printer, Contact Plus enables
  44. Harry to send handsome follow-up letters which impress his clients.
  45.  
  46. At the end of the week, Harry has to report the number of calls he has made
  47. to his clients. He simply sends a copy of the phone log report captured to
  48. an output file to his main office.
  49.  
  50. Keeping track of customers used to take Harry hours every day. He wasn't
  51. able to spend all the time he wanted actually making contact with his
  52. clients. With Contact Plus, Harry can now keep better track of his
  53. customers and have even more time to bring in new business.
  54.  
  55. FEATURES
  56.  
  57.   o  autodialer                     o  phone call history
  58.   o  rolodex cards                  o  mailing labels
  59.   o  mail/merge for mass mailings   o  correspondence history
  60.   o  elapsed phone call timer       o  user defined index fields
  61.   o  user defined date fields       o  phone call graph
  62.   o  multiple databases             o  unlimited date stamped notes
  63.   o  ticklers/reminders             o  keeps track of holidays/vacations
  64.   o  full featured Word Processor   o  reschedules your outstanding ticklers
  65.   o  automated follow up schedules
  66.   o  extensive online help (over 2,000 lines of help)
  67.   o  24 categories to classify your contacts
  68.   o  boolean search capability on categories
  69.   o  interface to word processor with form files
  70.   o  interleaved letter/envelope printing
  71.   o  call analysis reports (Who didn't you call?)
  72.   o  local and long distance dialing prefixes
  73.   o  popup lookup and data entry windows
  74.   o  colorful calendars and screens
  75.  
  76. =============================================================================
  77.  
  78. If you order Contact Plus, in addition to over 100 pages of printed
  79. documentation you will receive:
  80.  
  81.    o  CONCAL - monthly calendar generation program
  82.    o  CHECK  - prints out today's appointments whenever
  83.                machine is turned on
  84.    o  CFIX   - repairs broken databases
  85.    o  IMPORT - import ASCII data from other database programs or computers
  86.    o  MS     - MicroStar word processor
  87.  
  88. The registered shareware version of Contact Plus is priced at $79. Add $5
  89. for shipping & handling.  Send a check and your shipping address with 
  90. your order to:
  91.  
  92.        E Trujillo Software
  93.        PO Box 3992
  94.        Albuquerque, NM  87190
  95.        USA
  96.  
  97. or for rush orders call:
  98.  
  99.        (505) 881-3223 (information & orders)
  100.  
  101. E Trujillo Software reserves the right to change this offer at anytime.
  102. Contact Plus is a registered trademark of E Trujillo Software. E Trujillo 
  103. Software also holds the US copyright (c) 1989 to Contact Plus.
  104. =============================================================================
  105.  
  106. INSTALLATION INSTRUCTIONS:
  107.  
  108.    Make sure that the proper date and time are setup.  CONTACT PLUS makes
  109.    heavy use of the date and time throughout the system.
  110.  
  111.       (1) Copy all files into a CONTACT directory on your hard disk
  112.  
  113.       (2) Enter the command "C" at the prompt.
  114.  
  115.    Press the HELP button (F1) often when first getting acquainted 
  116.    with Contact Plus.
  117.  
  118.    If you have a problem at startup with the message:
  119.  
  120.        CANNOT OPEN ALL FILES ... QUITTING
  121.  
  122.        Follow these steps:
  123.  
  124.           (1)  Locate your "config.sys" file.  This file is a DOS
  125.                configuration file and is located in the top directory
  126.                of your boot disk.
  127.  
  128.           (2)  Issue the following command which will either create the
  129.                config.sys file or add the line to it.
  130.  
  131.                   C> echo FILES=20 >> config.sys
  132.  
  133.           (3)  Turn off your computer and turn it back on again.
  134.  
  135.           (4)  Try to run Contact Plus again.
  136.  
  137.     Contact Plus comes with a sample database already programmed in.  You
  138.     may change any of the user defined fields and experiment with the system
  139.     as you wish.
  140.  
  141.     Make sure that you backup the database everyday.  You will soon find 
  142.     that the data you keep is very valuable.
  143.  
  144. CUSTOMIZING CONTACT PLUS
  145.  
  146. Go to the USER PARAMETER MENU to change the user defined fields.  You
  147. will want to set the first two user defined fields with something that
  148. can be sorted such as account number, region, sales id, or social security
  149. number.  You may also want to customize the user defined date fields.
  150.  
  151. ADDING/DELETING CONTACTS
  152.  
  153. Adding, and deleting contacts can only be done from the header page under
  154. the contact menu.  To add a new contact, simply press A followed by the 
  155. ENTER key.  You can copy the information being displayed to the new contact
  156. or enter your information on a new clean screen.  When finished adding the
  157. contact, press ESC.  You will be prompted to save the contact.
  158.  
  159. Press the UP and DOWN arrow to access different contacts or enter the first
  160. few characters of the last name.  If you change the index to COMPANY, you
  161. can access the contacts by company name instead of last name.  The indexing
  162. feature is also available for zip code, user field 1 and user defined field 2.
  163.  
  164. PHONE CALLS
  165.  
  166. Press F3 or F4 from any of the pages under the Contact Menu.  Of course,
  167. the contact that you want to dial must be displayed on the screen.  If you
  168. have a Hayes compatible modem, Contact Plus will dial the phone for you.
  169. Otherwise, you can still press F3 or F4 to log the phone call but you will
  170. have to dial the phone manually.
  171.  
  172. Each call will be stored in the phone log page with the most recent call
  173. appearing at the top of the screen.  The phone calls cannot be deleted
  174. once they are entered.  You have access to the previous 30 calls only. 
  175.  
  176. AUTOMATED FOLLOWUP LETTERS
  177.  
  178. Contact Plus has the unique ability to interface with WordPerfect  and
  179. WordStar when generating followup letters automatically.  From the 
  180. Contact Plus menu, simply press F6 and you will be presented with a list 
  181. of up to 100 different FORM files.  Each file is a template with codes
  182. where the salutation, address, dates will go.  You must specify the
  183. path of your word processor in the SYSTEM PARAMETER MENU in order
  184. for this to work properly.
  185.  
  186. Press F6 with the sample database and you will be placed in the
  187. sample word processor called MSDEMO which only illustrates the 
  188. capability of the followup letter feature.
  189.  
  190. POPUP WINDOWS
  191.  
  192. Most prompts in the header page have a popup window that enables you to 
  193. enter common information at the press of a few keystrokes.  If the
  194. popups are set to appear automatically, they will popup whenever the
  195. highlight bar is placed over the field.  Otherwise, press F10 to access
  196. the popup menu on those prompts in the HEADER PAGE.  Press F10 again
  197. to modify the popup menu.
  198.  
  199. NOTES
  200.  
  201. While in any of the contact menu pages, you may press the F7 key (NOTES)
  202. which will bring up a date/time stamped note.  The notes may be 
  203. summoned while any other popup window is on the screen.  It is especially
  204. convenient when talking on the phone.
  205.  
  206. There are an unlimited number of notes that can be stored perpetually
  207. for each contact in the database.
  208.  
  209. TICKLERS
  210.  
  211. Use the tickler feature to remind you to call back or followup on one
  212. of your clients.  Each contact in the database has up to 15 different 
  213. associated ticklers.  Use the DONE? field to signify if the task was
  214. completed, not completed or if you don't care.
  215.  
  216. The ticklers marked as NOT DONE today, will be rescheduled to a date
  217. in the future.
  218.  
  219. REPORTS
  220.  
  221. There are 15 reports available all of which can be printed on the screen,
  222. printer or sent to a capture file for later processing with a word processor.
  223.  
  224. A selection menu will appear after the report is chosen.  The selection
  225. menu allows you to sort and select particular clients 
  226.  
  227. MAIL/MERGE
  228.  
  229. If you wish to send one letter to a bunch of clients the mail/merge 
  230. feature will allow you to do just that.  Simply create an ASCII 
  231. text file using your favorite editor and call it CONTACT.1, CONTACT.2
  232. CONTACT.3 through CONTACT.9.  The first mail/merge template under 
  233. the mail/merge menu corresponds to the CONTACT.1, the second template
  234. corresponds to the file CONTACT.2, etc.  The sample file "CONTACT.1" is
  235. included with the shareware version.
  236.  
  237.  
  238. ==============================================================================
  239.  
  240. For those with extensive client tracking needs, we are also offering Contact
  241. Plus Professional which is different from the shareware version in the
  242. following features:
  243.  
  244.    o    the database uses approximately 50% less disk space
  245.    o    database access is about twice as fast
  246.    o    there is NO limit to the number of phone calls can be stored
  247.    o    there is NO limit to the number of letters that can be stored
  248.    o    a DEAR field has been added (Dear *de)
  249.    o    wordwrap on the NOTES window when adding a new note
  250.    o    a history popup window has been added displaying all calls and letters
  251.    o    two more user defined fields have been added to header screen
  252.    o    you can select which fields will have an automatic popup menu
  253.    o    the popup menus have more selections on most fields
  254.    o    HP laser labels (two different Avery formats)
  255.    o    3 up mailing labels for pinfeed printers
  256.    o    country field was expanded from 9 to 15 characters
  257.    o    company name field was expanded from 30 to 34 characters
  258.    o    6 keys to access DOS with ability to pass mail/merge codes as parameters
  259.    o    Index on next tickler date.  Press down arrow to access contacts in
  260.         order of tickler date.
  261.    o    remembers index, page and contact last accessed between sessions
  262.    o    phone numbers are printed on TODAY'S TICKLER REPORT
  263.    o    tickler rescheduler will reschedule ticklers not DONE for ALL ticklers
  264.         prior to today (not just today's ticklers)
  265.    o    an on-line tutorial with plenty of examples
  266.    o    browse screen
  267.    o    optional interface to Calendar Creator Plus from Power Up Software
  268.    o    optional interface to DBASE III
  269.  
  270. For more information on the professional version please contact :
  271.  
  272.     E Trujillo Software
  273.     PO Box 3992
  274.     Albuquerque, NM  87107
  275.     USA
  276.     (505) 881-3223
  277.  
  278. =============================================================================
  279.